用語

データベースにはいくつかの方式がありますが、リレーショナルデータベースと呼ばれる方式でよく使われるのが、TABLE(テーブル)フィールドレコードというものです。

前に使った英単語の表で説明します。

データ全体(表全体)がTABLE(テーブル)です。

データの項目の説明がFIELD名(フィールド名)です。

縦の列がフィールドとなります。普通は、データ項目の説明とあわせて○○フィールドといいます

それに対して、横方向のデータのセットをRECORDといいます。

データベースの作成

したがって、データベースの基本的作成手順は、
  1. テーブル名の決定
  2. フィールド名の決定
  3. レコードの追加
というような感じになります。
もちろん、後でレコードを追加したり、修正したり、削除したりも出来ます。


データベースの作成や操作についてはSQL言語というものがあり、これはメーカーなどによらないものなので、SQLを覚えていると、いろいろな会社のソフ トで開発されたデータベースでもそれほど勉強することなく使えるようになります。ただし、ExcelのデータベースではSQL言語は使えません。

フォーム

フォームというものを使うと、データの入力がかっこよく行えます。
まず、クイックアクセスバーにフォーム機能を追加します。
図のところを押してその他のコマンドを選択します。

リボンにないコマンドを選び、フォームを選び、追加を押します。

OKを押して、この画面を閉じます。

住所録を例にします。まずデータの説明を入れます。
「姓」「名」「郵便番号」「住所1」「住所2」を作り、この部分を選択します。
(住所のところは少しはばを広げた方がいいでしょう)

フォームのボタンを押します。

このような画面が出たらOKを押します。

<すると入力用の画面がでるので、データを打ちます。

一通り打ち終わったら、新規を押します。(この場合の新規は追加の意味です)

次のデータを打ちます

入力が終わったら、閉じるを押します。

するとデータが表に書かれていることがわかります。
名前をつけて保存します。(なんでもいいですが、とりあえずaddress.xlsxとしましょう)

データを追加したい場合は、データの説明のどこかをクリックして、再び フォーム を選びます。

再びこの画面が出るのでOKを押します。

新規を押します。(この場合の新規は追加の意味です)

入力欄が出るので、新しいデータを打ち込んでいきます。

追加が終わったら閉じるを押して、上書き保存します。

住所録の利用

Wordを開き、さしこみ印刷→はがき印刷→宛名面の作成 を選びます。

次へを押します。

はがきの種類を選びます。

縦書き、横書きを選びます。

文字の種類を選びます。(行書体を選ぶとかっこいいです)

差出人情報(自分の情報)を入れます

他の住所ファイルを差し込むを選び、参照でさきほど作ったExcelの住所録を探します。

次へを押します。

完了を押します。

住所の書いてあるsheetを選びます。

そうすると,WordがExcelのデータを読み込んで、こんな画面が出ます。

これで次に送れます。