データベースにはいくつかの方式がありますが、リレーショナルデータベースと呼ばれる方式でよく使われるのが、
TABLE（テーブル）、
フィールド、
レコードというものです。
前に使った英単語の表で説明します。
データ全体（表全体）がTABLE（テーブル）です。
データの項目の説明がFIELD名（フィールド名）です。
縦の列がフィールドとなります。普通は、データ項目の説明とあわせて○○フィールドといいます
それに対して、横方向のデータのセットをレコード(RECORD)といいます。
したがって、データベースの基本的作成手順は、
- テーブル名の決定
- フィールド名の決定
- レコードの追加
というような感じになります。
もちろん、後でレコードを追加したり、修正したり、削除したりも出来ます。
データベースの作成や操作についてはSQL言語というものがあり、これはメーカーなどによらないものなので、SQLを覚えていると、いろいろな会社のソフトで開発されたデータベースでもそれほど勉強することなく使えるようになります。ただし、ExcelのデータベースではSQL言語は使えません。
フォームというものを使うと、データの入力がかっこよく行えます。
Excelの表は、必ずしもフォームを使う必要はありませんが、これを使うとデータベース用語が出てくるので、これを使ってみましょう。
まず、クイックアクセスバーにフォーム機能を追加します。
図のところを押して
その他のコマンドを選択します。
リボンにないコマンドを選び、
フォームを選び、
追加を押します。
OKを押して、この画面を閉じます。
住所録を例にします。まずデータの説明を入れます。
「姓」「名」「郵便番号」「住所１」「住所２」を作り、この部分を選択します。
（住所のところは少しはばを広げた方がいいでしょう）
フォームのボタンを押します。
このような画面が出たら
OKを押します。
<すると入力用の画面がでるので、データを打ちます。
一通り打ち終わったら、
新規を押します。（この場合の新規は追加の意味です）
次のデータを打ちます
入力が終わったら、
閉じるを押します。
するとデータが表に書かれていることがわかります。
名前をつけて保存します。（なんでもいいですが、とりあえずaddress.xlsxとしましょう）
データを追加したい場合は、データの説明のどこかをクリックして、再び
フォーム を選びます。
再びこの画面が出るので
OKを押します。
新規を押します。（この場合の新規は追加の意味です）
入力欄が出るので、新しいデータを打ち込んでいきます。
追加が終わったら
閉じるを押して、上書き保存します。
Wordを開き、
差し込み文書→はがき印刷→宛名面の作成 を選びます。
次へを押します。
はがきの種類を選びます。
縦書き、横書きを選びます。
文字の種類を選びます。(行書体を選ぶとかっこいいです）
差出人情報（自分の情報）を入れます
他の住所ファイルを差し込むを選び、
参照でさきほど作ったExcelの住所録を探します。
次へを押します。
完了を押します。
住所の書いてあるsheetを選びます。
そうすると,WordがExcelのデータを読み込んで、こんな画面が出ます。
これで次に送れます。
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